Debo confesar que el motivo para hacer este artículo es que varias veces he tenido inconvenientes con los aplicativos del office, y también he visto que muchas personas corren con igual suerte. Aun conociendo todas las ventajas de Google Docs, sigo usando el Office, y creo que todo es cuestión de costumbre. Después de un concienzudo análisis, considero que no hay razón para seguir usando ese obsoleto programa llamado office, y quiero compartir con ustedes 11 motivos para abandonarlo.
11 motivos para abandonar office para siempre y seguir usando Google Docs.
1. No volverte a preocupar de guardar un archivo otra vez.
Imagínense usted quedarse hasta la 1 de la madrugada trabajando en un documento que tiene que entregar a primera hora, o estar en su oficina consolidando las cifras del mes, y de un momento a otro un pantallazo azul en el computador, o se va la luz, o el equipo se bloquea a causa de un virus, etc. Este es una pesadilla que puede pasar en cualquier momento, y uno nunca está pendiente de guardar el archivo. Total que el esfuerzo se pierde y también la paciencia. El office tiene un guardado automático a mi parecer bastante obsoleto, ya que no guarda todo sino hasta cierta parte. Cuando uno recupera el documento, se da de cuenta que tiene que volver a hacer gran parte de lo ya había hecho.
Las ventajas del guarda automático.
Es cuanto a Google Docs el guardado automático es a cada instante, y si ocurre algún incidente y regresas al documento, lo mínimo que puedes perder es una palabra, si acaso.
2. Olvídate de los problemas comunes con los archivos.
Archivos Corruptos en Office.
Cuantas veces no ha ocurrido, que necesitas abrir un archivo, y luego aparece un mensaje de que el archivo esta corrupto, que no se puede abrir, y resulta que tu trabajo de Excel de 12.000 líneas se pierde para siempre.
Problemas con las versiones.
Cuantas veces no pasa que te mandan un archivo por correo y no lo puedes abrir porque es de una versión diferente.
Escaneo de virus.
Por precaución al meter una USB al computador siempre tenemos que revisar de que no tenga virus, a veces ese escaneo se demora mucho tiempo.
Con Google, olvídate de los virus y problemas de versiones.
Al trabajar en la nube nos podemos ir olvidando de hacer un escaneo de virus, ya que eso no está en el computador. Con Google Docs olvídate de la versión de archivo, y del famoso mensaje de que el archivo esta corrupto.
3. Ya no tienes que volver a cargar una USB para tus documentos.
¿Cuántas veces no hemos tenido que lidiar con una USB (que suele perderse fácilmente) para transportar esos documentos de office?. Puede suceder que tenemos un archivo en la oficina y de un momento a otro lo necesitamos en la casa; pero se nos olvidó traerlo, entonces no hay nada que podamos hacer. Accede a tus documentos desde cualquier dispositivo. Al trabajar en Google Docs, todo archivo queda automáticamente en la nube, y se puede acceder a él desde cualquier computador o dispositivo móvil en cualquier momento.
4. La nueva forma de trabajar en equipo.
Trabajo simultaneo en el mismo documento desde cualquier lugar.
Esta es una de las funciones que más me gustan de Google Docs, ya que en cualquier momento tienes que elaborar un trabajo con tus compañeros de estudio o del trabajo, y fácilmente todos se pueden reunir desde diferentes lugares y trabajar simultáneamente en el mismo documento. Por ejemplo si se trata de un proyecto, una persona se puede dedicar a hacer los objetivos, otro la tabla de contenido y a la vez ver que está haciendo el compañero.
Chatear con otros miembros.
Lo más ventajoso es el chat, ya que se puede conversar entre todos para generar ideas respecto a la elaboración del documento.
Control de cambios, historial de revisiones.
El documento está al alcance de cualquiera para ser consultado después, y si hay algún gracioso que le da por sabotear el trabajo, entonces podemos descubrirlo con el historial de cambios, en donde nos dice que persona a que horas, hice alguna modificación al documento.
La vieja forma de trabajar con el office.
Respecto al Office, lo mejor que puedes hacer es repartir el trabajo para que cada uno lo haga por aparte, y que luego lo envié por correo. Si deciden reunirse para hacerlo, entonces uno solo trabaja en el computador y los otros ven.
5. Compartir muchos archivos con un solo clic y sin esperas de tiempo.
Normalmente si otra persona necesita un archivo lo envías por correo, y tienes que adjuntar el archivo y espera que se cargue. A veces sucede que el archivo no sale de la bandeja de entrada y se demora en cargar. 
Compartir y visualizar con un solo clic.
Con Google Docs simplemente le das clic en ese gran botón azul en la parte superior derecha, que dice compartir, y puedes enviar el enlace a cualquier de tu lista de contactos, sin necesidad de adjuntar el documento.
Compartir en redes sociales.
Google nos permite compartir el documento en Facebook, twitter, y Google Plus rápidamente.
Compartir carpetas y varios documentos con un clic.
Con Google docs, podemos compartir carpetas y grupos de archivos de la misma forma que lo hacemos con un documento. El compartir muchos archivos con otras personas es tan rápido como dar clic.
6. Google Drive permite abrir muchos tipos de archivos.
En Google Drive podemos almacenar y abrir muchos tipos de archivos como por ejemplo documentos de office, archivos PDF, e incluso almacenar y reproducir vídeos.
7. Integración con múltiples aplicativos en la nube.
Escoge con que programa quieren abrir tus archivos de Google Drive.
Google Drive nos permite abrir un mismo documento con diferentes aplicativos en la nube. Es decir que un archivo por ejemplo de Word, lo puedes abrir con Zoho, y una presentación en PowerPoint la puedes abrir con SlideRocket (Muy buen programa para hacer presentaciones en la nube), etc.
Edita archivos de otros sitios con Google Docs.
Hay muchos sitios en la web que están integrados con Google y nos permite usar sus aplicativos para hacer algún tipo de edición. Por ejemplo box.net permite que los archivos que tengamos guardados en el sitio, lo podamos editar con Google Docs.
8. El manejo de bases de datos y formularios más fácil que nunca.
Antes para recopilar información y guardar bases de datos era un proceso muy difícil. El manejo de Access requería definitivamente un curso dado lo complicado que es. Con google Docs, el crear un formulario es demasiado sencillo, lo puedes integrar en tu página web sin esfuerzo, o compartir el enlace con cualquiera para que lo llene. Luego los datos almacenados van siendo guardados en la hoja de cálculo de Google Docs, para que los manipules como quieras.
9. Buscar documentos con la tecnología del mejor buscador.
Buscar un documento en el disco duro es realmente difícil, ya que las opciones para buscar un archivo no son claras, es bastante lento y fuera de eso los resultados no son precisos. La ventaja de usar Google para buscar archivos es que cuenta con la tecnología del mejor buscador, y todos esos parámetros que nos facilitan encontrar algo rápidamente.
10. Buscar términos mientras escribes.
Resulta que estas redactando un texto para una tesis o cualquier trabajo, y mientras escribes debes acudir a referencias históricas o buscar información, imágenes, enlaces, etc, para completar lo que estas escribiendo. Entonces das clic con el botón derecho, le dices buscar y en la parte derecha aparece resultados de búsqueda relacionados.
11. Olvídate de pagar un peso más y de instalaciones.
Todos sabemos lo costoso que son los programas de office; pero realmente tiene muy buenos competidores que están innovando y ofreciendo un excelente producto de manera gratuita. Con el office hay que estar cada ciertos años actualizando el producto y pagar por dicha actualización, mientras que en Google Docs, constantemente están añadiendo cambios, mejorando y no tenemos que pagar por ellos, ni de ponernos a instalar nada.
Probando la versión en la nube del Office.
Microsoft también tiene su versión en la nube del office, y fuera de que no la conoce nadie, es realmente escaza en utilidades. Apenas están empezando a agregarle funciones y para colmo, la versión de esta para las empresas es de pago.
VídeoTutorial para aprender a manejar Google Docs
Hace un par de años hice un vídeotutorial sobre las ventajas de Google Docs. Considero que este vídeo les dará una idea general sobre su manejo. Las nuevas modificaciones básicamente están en lo antes descrito.
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