La siguiente es una recopilación de ideas y conceptos sin llegar a profundizar mucho, sobre aspectos que se deben de tener en cuenta al momento de realizar proyectos y un negocio.

PARTE I: EL PROYECTO

1. Recopilar información

Recopila la información suficiente para comprobar que hace falta antes  de comenzar a planear. Las omisiones del principio generan desastres y malos resultados. 

2. Identificar al cliente del proyecto

El cliente quiere los resultados que puede dar el proyecto, tiene la motivación para apoyar el proyecto para que tenga éxito. 

El cliente entiende su negocio, y su definición es importante para ayudar a lograr los objetivos y meta final. 

El cliente patrocina y saca el dinero y por tanto debe saber cuánto va a invertir, y el retorno de la inversión. 

No siempre quien paga es el mismo que aprueba el proyecto. Dentro de un grupo, uno de ellos tiene la iniciativa. Una vez sabes quien es el cliente debes saber que es lo que desea. 

3. Identificar el beneficiario final del proyecto.

Cuando un cliente te contrata, muchas veces no tienes que pensar en lo que él necesita, sino en lo que necesitan los clientes de él, que es a lo que muchas veces se dirige los resultados del proyecto. 

Es conocer su público objetivo y necesidades, y pensar en desarrollar el proyecto en satisfacerlos a ellos, que son los que un punto final, patrocinan el proyecto, ya que son los clientes de tu cliente. 

Aquí la principal pregunta que debes resolver para tener el éxito es saber cuáles son las necesidades ocultas de las que todavía no es consciente el cliente final, el cliente de tu cliente. La clave es empezar a trabajar hacia atrás.

• ¿Cuáles son las cosas que las personas tienen que hacer para conseguir lo que quieren?
• ¿Qué cosas le molestan? ¿Qué dificultades tiene?
• ¿Qué ganancias obtiene de realizar estas tareas?
• Qué agente influye en las decisiones de los usuarios. Establecer contexto y temporalidad. 
• ¿Qué nivel de consciencia tiene del problema y las soluciones?.  En qué aspectos se les debe educar.
• ¿Cuáles son los objetos, proveedores con los que se involucra?. ¿Qué deficiencias representan?.
• Ver el mundo a través de sus ojos, preguntarse el por qué de las cosas. 

Usted debe entender sobre cómo interpretan y señalan la realidad. Encontrar áreas de oportunidad, generar alternativas, e identificar el punto de partida que quiere resolver.

4. Entender las metas reales del proyecto

Concentrarse en la meta te permite mantener en la dirección correcta el proyecto.

Una vez la meta está clara se debe decidir si hacer o no el proyecto. 

Definir la meta ¿Qué problema estás ayudando a resolver?

Qué resultados deberían garantizar el proyecto, esto ayuda a definir la meta de forma más detallada. 

Son estos los resultados correctos, realmente alivian el problema y lograr el crecimiento. 

Debe haber una meta real principal que se vislumbre por encima de idealismos o de intereses personales. Debes mirar si es necesario redefinir la meta. 

Muchos clientes quieren cosas porque están de moda, creen que entienden de un tema, pero no están concentrados en lo que realmente necesitan. Es por eso que debes tener una reunión con ellos para saber si eso es lo que realmente necesitan y si tú realmente puedes brindarle las soluciones. 

Es mejor decir que no a tiempo, que no invertir largas horas en un proyecto que te esclaviza y que te hará obtener unos resultados poco relevantes. 

Los objetivos deben ser alcanzables, deben ser un desafío, también deben ser relevantes, y deben fijarse en un plazo de tiempo. 

5. Situación actual

Es importante definir la situación actual en la que después de entregar el proyecto todo va a cambiar y que se puede esperar. 

En este punto debes hacer una auditoría, respecto a lo que se está haciendo o lo que hay. 

Importante documentar que se encontró, para así poder revertir y regresar a la normalidad en caso de que algo falle o simplemente no asumir por cosas que se puedan perder. 

6. Estrategias para el logro de objetivos

Una vez tienes claros los objetivos, entonces debes definir las estrategias y tácticas para lograrlo. Tenga en cuenta las siguientes estrategias. 

a. Plantear tipo de alcance

Existen varios objetivos que debes plantearte al momento de crear tu estrategia.

• Penetración de mercado. Vender productos existentes a clientes existentes.
• Desarrollo del producto. Crear nuevos productos para clientes existente.
• Desarrollo del mercado. Expandir productos existentes a nuevos clientes.
• Diversificación. Crear nuevos productos para nuevos mercados.

b. Tipo de acciones 

Por supuesto debes definir los objetivos secundarios y las listas de tareas que se deben realizar para obtenerlos. 

Aquí hacer una lista de acciones para el mejor resultado de los objetivos

• Definición de una oferta de valor, concentrado en los beneficios y soluciones que puede brindar a los usuarios.
• Investigar a la competencia. Establecer métodos de seguimiento en redes sociales y correo electrónico.
• Investigar necesidades ocultas de público objetivo. Las necesidades ocultas son descubiertas cuando usted lleva a su audiencia a un espacio donde pueden ser analizadas como sitios web y redes sociales. 
• Estrategias de marketing y canales.
• Estrategias de inbound marketing.
• Identificar tendencias
• Producto mínimo viable
• Análisis DAFO
• Llamados a la acción.
• Embudo de marketing: Educación (Atracción), consideración y decisión.

c. Tipo de contenido

El contenido es el que entra en contacto con la audiencia y es a partir del cual nos conocen, debemos establecer ese tipo de contenido. 

• Empieza investigando a tus competidores en redes sociales para descubrir sus objetivos y tipos de contenido. 
• Haz una lista de comentarios relevantes de los usuarios a las publicaciones de tu competidor. En Google mi negocio, Facebook y grupos en LinkedIn. ¿Cuáles contenidos tienen mejor respuesta?
• En base a tu análisis crea contenido para dar a conocer los beneficios de nuestros productos y servicios que tu competencia ha descuidado o no tiene. 
• Enseña de una forma clara y entretenida cómo utilizar tus servicios. 

7. Plan de Medición de resultados y roi

Todo objetivo debe ser medible. Es la única manera saber si se cumplió el objetivo.

Usted debe definir de qué forma va a medir las acciones, que le den una idea del progreso y de los resultados que obtendrá de ello. Si realizas estrategias de marketing digital, debes definir los kpi ‘s, las mediciones cualitativas y cuantitativas que ayuden a tener claridad de los avances y resultados del proyecto.  Métricas de volumen, de participación, y métricas de tráfico y conversiones.

De entre todos los datos, debes medir lo que te aporte información relevante para tomar decisiones. Menos es más. Entre más puntuales sean los datos, más fáciles de entender y más rápido vas a dar el siguiente paso. ¿Cuál es el valor real de estos datos? ¿Cómo me van a ayudar a entender el producto o los clientes? ¿Qué tipo de datos requiere los distintos departamentos (Ventas, embudo, conversiones)?

Qué inversión de tiempo y dinero requiere el proyecto y que resultados puede obtener de ello. 

¿Vale la pena el esfuerzo en ciertas acciones respecto al retorno que vamos a recibir?

Usted debe de asignar un valor respecto al impacto que van a lograr esas acciones. Alto, mediano y bajo impacto.

8. Determina el nivel de administración del proyecto

Si este punto no está claro, la burocracia ahoga el proyecto. 

Por lo general la administración del proyecto requiere del 15% de las horas del proyecto y el resto de horas es para las metas.  Este estilo de administración evita burocracia necesaria. 

Para ello debes identificar 

• Las reuniones
• Los informes
• La comunicación
• Los recursos compartidos. 

Todos estos deben ser optimizados de tal manera que no absorban el tiempo de trabajo en las metas del proyecto. 

9. Define las cosas a entregar 

A veces la meta es el mismo entregable otras veces es el producto final. 

¿Qué resultados tangibles tiene la meta?

¿Cómo vas a usar el resultado?.

¿Quién usará estos resultados?

Haz una lista de productos finales que son los resultados que entregarán al final del proyecto. 

Puedes identificar productos intermedios para medir el avance. Productos que puedes entregar cada semana. 

10. Definir el criterio del éxito

Una vez identificados los productos finales, debes saber si lo que obtienes es lo que quieres. Es tener claro un criterio del éxito que se va a obtener con el producto final. Debes preguntarte cuándo va a tener éxito, y definir cuál es el criterio del éxito. 

Debes pensar en la forma de medir el éxito. Una forma de medir la calidad y métodos de verificación son las encuestas, las cuales puedes hacer en la página web. 

Haz el siguiente cuadro.

Productos finales | Descripción | Criterios del éxito | Notas | Recursos | Medición

11. Alcance del proyecto

El alcance del proyecto evita que el proyecto salga del límite. Crea un documento que delimita claramente lo que incluye el proyecto y lo que no incluye (Cosas que nos son responsabilidad)

Generalmente clientes y empleados manifiestan ideas excelentes que se extienden más allá del presupuesto y la fecha de entrega que quiebran el proyecto. 

Al concentrarse en lo que dice el documento de alcance te concentras en lo que necesita hacerse, y evitas en hacer más de lo necesario.

Tienes que mirar si la expansión del proyecto definido tiene sentido, es decir, revisa la disponibilidad de tiempo, presupuesto y recursos. En base a ello determinar si disminuyes el alcance o lo aumentas. 

En el alcance del proyecto incluye

• Metas logradas
• Entregables

12. Limitaciones del proyecto

Si tuvieras tiempo, dinero y empleados ilimitados y altamente capacitados, la gestión de proyectos no sería necesario. Por eso debes planear y definir limitaciones. 

El método es un triángulo que se llama la restricción simple. En el centro está el alcance del proyecto. Y en los bordes están los límites de RECURSOS, TIEMPO, PRESUPUESTO.

Por ejemplo si necesitas entregar en menos tiempo, deberás aumentar el presupuesto, y si no tienes ambos, deberás disminuir el alcance. 

A veces los empleados preparados, los equipos son a menudo la mayor fuente de restricción del proyecto. 

Aquí también hay que tener en cuenta la calidad que se quiere lograr y también la complejidad que implica el proyecto. 

Haz una lista de restricciones y adjunta al documento.

• Restricciones de tiempo
• Restricciones de presupuesto
• Restricciones de calidad
• Restricciones de preparación 
• Limitaciones de recursos.

13. Nivel de calidad 

La calidad también puede afectar las restricciones del proyecto, a mayor calidad, mayores recursos, tiempo y dinero para el proyecto. Así que debes definir que nivel de calidad se quiere obtener. 

Cómo no se puede obtener calidad infinita, entonces se debe definir qué cosas se quieren sacrificar para que no quite tiempo en otros aspectos que requieren un mejor acabado. 

• La calidad de los materiales usados en el proyecto.
• Las herramientas que se deben utilizar para lograr el proyecto.

También está la mano de obra. Una mano de obra calificada es mucho más costosa que una mano de obra principiante que comete muchos errores. El nivel de calidad de la mano de obra es determinada por 

• Preparación en el área, 
• Experiencia en la realización de las tareas,
• Conocimiento de las funciones y lo que debe hacer,

Son factores que deben ser tenidos en cuenta al momento de definir la calidad. 

14. Nivel de complejidad y puntos de investigación

Hay que tener en cuenta que una cosa es el proyecto como se ve desde afuera, y otra cosa es el nivel de complejidad que tu determinas, cuando ya has atravesado por un proyecto similar. 

Hay que tener mucho cuidado con cosas que te enfrentas por primera vez, y adquirir una información previa antes de saber a qué te comprometes. 

Algún tipo de desconocimiento son horas largas y por tanto dinero que se perderá. 

Por eso mejor pasar tiempo definiendo una lista de tareas relacionadas al proyecto y cuanto tiempo te puedes demorar haciendo, que no aceptar y quedar esclavizado del proyecto. 

Siempre van a haber puntos que no se conocen, y por tanto deberás invertir un espacio en la investigación de la información y en la preparación de tu equipo. 

15. Los riesgos e incertidumbres del proyecto

Existen muchas cosas que pueden suceder con el proyecto: Materiales dañados, vuelos cancelados, materiales perdidos, nuevos empleados, tecnología que falla, problemas sociales, diferencias idiomas y culturas pueden generar malos entendido, si hay un solo proveedor aumentan los riesgos. 

Impacto fuerte |     Probabilidad (Probable – improbable) 

Impacto pequeño   |      Probabilidad

Si un riesgo es probable que suceda y genera un fuerte impacto, entonces es necesario plantearlo por adelantado. 

Lista de riesgos

Falla de Herramienta nueva | Riesgo medio | Improbable

Herramienta compleja | Riesgo alto | probable

A partir de los niveles de riesgos debes preparar un tiempo y unos recursos para poder solucionar en caso de que el riesgo de alto impacto suceda. 

16. Documentar las cosas que damos por hechos

Presuponer algo por hecho sin confirmar si realmente lo es. 

Un clásico ejemplo de una mala suposición es cuando 2 personas se dicen: “Creí que lo ibas hacer tu”

La clave es preguntar por sus expectativas. 

• Qué resultados esperas
• Cómo son esos resultados
• Que és lo que cree que pasará
• Cuando crees que pasará
• Que trabajo piensas que no está incluido. 

Hacer las suposiciones correctas evita fracasos. 

Haz una lista de suposiciones. 

• El contratista se encargará de las aprobaciones por parte del gobierno.
• Los empleados pagarán la comisión. 
• Los archivos serán guardados por el cliente.

17. Inversión en proyecto. Mínimo viable y completa

Al momento de presentar tu propuesta al cliente, debes de darles 3 opciones para escoger.

Existe una versión ideal de un proyecto en el que si contáramos con muchos recursos lo haríamos, esta es la versión completa y de mayor calidad, pero no todos pueden pagarlo y cada cosa toma su tiempo, así que por eso se crean otros planes. 

El plan medio es el que permite obtener grandes resultados pero sacrificando ciertas cosas que son ideales, como por ejemplo la presentación, los informes y entregarlo en un plazo mucho más largo. 

Finalmente tenemos la propuesta para el cliente que tiene pocos recursos, tiempo y dinero, pero que aun así busca calidad. Aquí debes ofrecer un producto mínimo viable con el cual pueda obtener unos resultados visibles. 

Con este ejemplo queda más claro todo y darás al cliente opciones para escoger. 

Planes en función de tiempo y dinero

Plan oro: Realización 1 mes, 50 clientes

Plan intermedio: Realización 3 meses, 25 clientes

Producto mínimo viable: 1 cliente en una semana.

Planes en función de calidad

Plan oro: Efectividad 100% costo 1000

Plan plata: Efectividad 65% costo 500

Plan bronce: Efectividad 45% costo 300

Planes en función de acabados

Plan todo en uno: Acabado en un 100%

Plan solo lo principal: Acabado el 50%

Plan mínimo: Acabado de una sola zona.

Es indispensable hacer estos 3 tipos de propuesta porque si solo das una propuesta en la que se ofrece máxima calidad, vas a quedar muy reducido al momento de conseguir clientes, y a veces es cuestión de dar una solución muy puntual a alguna necesidad. 

18. Decidir si seguimos adelante con el proyecto

Determinar si el proyecto añade algo valioso. 

• Conseguir nuevos clientes
• Aumentar ganancias
• Reducir costos
• Introduce productos nuevos

Determinar la viabilidad del proyecto

• Hay espacio donde ubicarlo
• Existe el personal preparado para ello
• Hay recursos disponibles.

Aquí se requiere experiencia, intuición, apunta los proyectos que tienes, y los factores que vas a utilizar para decidir, como costos y recursos. 

19. Método en cascada vs método circular

Ya no se debe usar los brief, ya que son estrategias que no se pueden variar, se propone y otros ejecutan. En el nuevo método se establece las expectativas correctas, en la que se hace reunión diaria con los integrantes del proyecto. Se establece meta, métricas más importante y campañas mínimas viables.

20 Implementación agile marketing

Transfiere la estrategia a un plan de acción, en la que determinas que indicadores de rendimiento vas a mejorar. Evalúa los indicadores que más importan en tu estrategia y define cuales quieres mejorar. Estableces una serie de hipótesis acerca de como hacer crecer esas métricas. En el desarrollo de producto mínimo viable con las características básicas y viables para llegar al cliente y obtener feedback.

21. Calcular tiempo

Para calcular las horas de trabajo, pregunta a los miembros que lo realizan o en base a trabajos similares. Al preguntar a los miembros, los comprometes a cumplir ese horario. 

Al entregar un presupuesto al cliente sobre el tiempo a invertir, entonces define el tiempo en el mejor y en el peor de los casos. También debes de Presupuestar tiempo y dinero para imprevistos.

22. Formación de equipo

Una vez tienes la lista de tareas, puedes definir las habilidades para ejecutar el trabajo y ya con esto sabes a quien puedes asignar. 

Master scrum

Ayuda a coordinar reuniones, mantiene a todos al tanto de las actualizaciones, asigna otros recursos, recuerda de tareas pendientes, y ayudar a eliminar obstáculos para los distintos integrantes del equipo.

Product Owner

Supervisa la tareas manteniendo el enfoque en el valor. Se asegura que todos entiendan la siguiente tarea del proyecto. Priorizar lo más valioso para el cliente, cuando es difícil lograr consenso, y busca un grado alto de calidad. Mantiene informado con datos y toma decisiones. Es el responsable de que el objetivo se cumpla.

23. El backlog y las técnicas de estimación

Después de una sección de lluvia de ideas determinar una una lista de ideas, estrategias, objetivos y datos que necesita para preparar la campaña. Finalmente se organiza las ideas en una lista. Luego se debe de priorizar. Luego se crea una historia o epics (Resultados finales visibles que se deben lograr, una característica desde el punto de vista el cliente).

24. El backlog determina el avance del proyecto.

Determinar un rango de número, donde cada uno determina un peso o dificultar en base a los recursos para ejecutar la tarea. Organizar de tal modo que las tareas no se superpongan o dependan de otras.
La clave es mantener el objetivo claro y organizar de adelante hacia atrás el proyecto.

25. Spring

Es una cantidad fija de componentes entregados en un periodo específico de tiempo, generalmente dura una semana. Para determinar el orden y prioridad de los epic o historias, el Product Owner organiza una reunión con el equipo para determinar la estrategia y conocer datos relevantes. Los Integrantes ponen sobre la mesa nuevos datos. El scrum master menciona de las tareas pendientes de otro proyecto. El Product Owner analiza datos y presenta una nueva estrategia para su análisis, luego pregunta sobre disponibilidad de tiempo para próximo spring y así evitar sobrecarga de tareas. Luego El Product Owner presenta los epics o historias que se deberán ejecutar en el próximo spring. El scrum master determina la complejidad y determina la duración de cada una de las tareas. El Product Owner debe determinar el criterio de aceptación en la que cada integrante del equipo tenga clara las tareas. El scrum master, organiza reunión para analizar el spring y empezar a ejecutar.

26. Calendario de trabajo

El calendario permite saber cuánto tiempo dura las tareas y el proyecto, cuándo empieza, y cuándo terminar.

Ordena las tareas, las que debes terminar antes de la siguiente tarea, siguiendo el siguiente método:

• Vincula tareas a la izquierda preguntando
  ¿Qué debo hacer antes de comenzar esta tarea? 
• Vincula tareas a la derecha preguntando
  ¿Qué debo hacer después de terminar esta tarea?

Aquí debes tener las tareas y los tiempos en orden. 

27. Tomar en cuenta los retrasos y limitaciones

Debes tomar en cuenta los retrasos que vienen de cosas que no controlas, distracciones, reuniones, y también la disponibilidad de recursos.

28. Buena comunicación reduce y evita problema

Debes realizar los siguientes pasos: 

• Define quién necesita información del proyecto, 
• Qué necesita saber acerca del proyecto. 
• Deben saber que hacer, con quién y cómo hacerlo.

29. Gestión de riesgos

Elabora un cuadro con los posibles riesgos que puedan suceder y cómo los vas a enfrentar. 

• Haga la lista de riesgos.
• Al frente ponga que tan probable es que se materialice (Alto, medio, bajo)
• En otra columna con el impacto que sucedería si llegara  a pasar. 
• Una columna ponga cuál es la respuesta al riesgo (Evitar, usar fondos, mitigar)
• Agrega otra columna que determine una alarma que nos advierta que debemos actuar. 
• Finalmente el responsable de vigilar y corregir el riesgo. 

30. Reunión para hablar del proyecto a iniciar

Cuando el plan ya está aprobado y firmado, con la respectiva documentación e información para empezar. Establecer una reunión para hablar del proyecto, del objetivo y cuál es la misión de cada uno dentro del proyecto. 

En la reunión anota dudas y respuestas y luego debes publicar en el material de consulta para que próximos empleados con dudas puedan resolverlas a partir del documento de preguntas y respuestas del proyecto. 

31. Distribución de las tareas: 

Aquí debes hacer que trabajen en conjunto y que cumplan a tiempo. 

• Envía la información completa para entender lo que hay que hacer o diles donde encuentran la información. 
• Confirma que entienden lo que deben hacer, 
• Aclara dudas 
• Que describan lo que piensan hacer. 

32. Anotación de tareas

Una vez todo listo, identificar que proceso no funciona y arreglarlos. 

• Tareas del proyecto predefinidas
• Fecha de inicio
• Duración esperada
• Cálculo de horas individuales
• Fecha de finalización
• Detalles.

• Tareas pequeñas y pendientes, analízalas

Cada día surgen nuevas tareas que no se contemplan y debes hacerle un seguimiento, analizar por qué surgen y si realmente son importantes. Asegurar que se haga lo necesario cuando es necesario para que se terminen a tiempo. 

• Tarea pendiente
• Prioridad
• Fecha de ejecución. 

• Tareas recurrente, automatizarlas

Son tareas que ejecutamos a diario, por ejemplo: Programar tareas, generar informes, establecer nuevos riesgos, leer email. Debes establecer en cuadro aparte cuales son y a la vez proponer formas de automatizar para que no te quiten tiempo de forma mecánica.

• Tarea recurrente
• Horario de ejecución.
• Forma de automatizar

33. Genera plantillas guías de trabajo

Crea plantillas de trabajo para que se guíen de forma correcta en la ejecución, las plantillas es una forma de plantear soluciones de forma concreta y que pueden ser usadas por todo el mundo. 

34. Haz seguimiento y acompaña para dar soluciones sin criticar

Dales espacio a tu equipo de trabajo para que resuelvan por sí mismo los retos que aparezcan . No critiques sino que céntrate en las soluciones y cómo deben captar ese conocimiento para aplicar a futuro.

En el seguimiento, revisa

• Qué necesitan, 
• Convencen de que terminen algo en lo que están retrasados (tiempo que ellos propusieron deben de cumplirlo), 
• Determina procesos que no funcionan, 
• Pregunta por dudas y sugerencias para un mejor desempeño en su trabajo.

35. Análisis de datos

Los datos son una representación de una problemática a partir de la cual se deben tomar decisiones. Debes recopilar información y en la representación anotar lo importante, quitar los duplicados, ordenar y presentar. 

– Datos de las tareas

¿Qué tienes? ¿Qué no tienes? ¿Qué necesitas encontrar? ¿Qué necesitas crear? ¿Cuáles acciones funcionan y cuáles no? ¿Cómo puedo optimizar mi presupuesto y mi tiempo? ¿Qué debo hacer para mejorar mi eficiencia en el logro de objetivos? ¿Esto en lo que se esta invirtiendo tiempo y dinero genera una ganancia que compense todo? ¿Me genera retrasos? ¿Afecta positivamente a otros departamentos?

– Medición de las herramientas

En tus estrategias de marketing digital también deberán analizar los siguientes datos para una mejor toma de decisiones.

Información de la audiencia:
Determinar cómo se compone nuestra audiencia y si es nuestro público objetivo.

Información del alcance:
Para saber a quienes ha llegado. 

Información de interacción:
Para saber cómo los usuarios interactúan con nuestro contenido.

Con esta información entonces podrá determinar que acciones de marketing están generando mejor resultado,

¿Qué debo fortalecer? ¿Qué debo abandonar?, ¿se debe cambiar el mensaje?, ¿se debe aplicar nuevas estrategias a partir de lo que a la competencia si le está dando resultados?, ¿Cómo mejorar esas métricas?

El retorno de la inversión

El valor que genera acciones de marketing para nuestra organización. Es la medida de rendimiento para evaluar la eficiencia de una inversión. Para determinar qué funciona y que no, que debe potenciar y que no, para así invertir de forma eficiente.

ROI = (Ingresos – Costos)/Costos

Esta medida debería ser capaz de aplicarla a todo. Herramientas, empleados, tareas, objetivos. Y que respuesta ha dado en cuanto a métricas muy específicas que miden el rendimiento

– Conversiones y micro conversiones.

– Ventas

– Todo los costos en tiempo (Transformar en dinero que está implicado) y dinero asociados

– Beneficios no tangibles (Imagen, reconocimiento de marca)

Representación de los datos.

Represente todos estos datos a nivel visual para que no queden aburridos números, sino en gráficos que puedan entenderse fácilmente, tanto para tu equipo de trabajo como para con los clientes. Por ejemplo Google Data Studio.

– ¿Cuál es el mínimo esfuerzo que debo hacer para mejorar algo?

¿Es realmente importante para el negocio?

Alarmas de anomalías

Debes implementar acciones que permitan reportar algún problema en cualquiera de las tareas, herramientas, gastos.

Características de los reportes

– Todo reporte al inicio debe tener un resumen ejecutivo para que así todo el que tenga acceso a los datos, determine rápidamente si es relevante para él. Allí incluir los objetivos del análisis, los 3 datos más importantes y 3 acciones o pasos siguientes que deben tomarse.

– Cualquiera puede pasar unos datos en una tabla de resumen. La verdadera fuerza de los datos está en el uso de ellos, y en las recomendaciones que surgen a partir de ellos. Es por eso que debes incluir:

Hipótesis |  Conclusiones |  Propuestas de mejora.

Disminuir al máximo los textos.

– Los reportes deben ser hechos pensando en lo relevante de la información para la persona que los va a leer. Una cosa son los datos que va al gerente que solo piensa en términos de ganancia y otra cosa es para el departamento encargo de los funnels.

– Dashboard es el tablero de control que permite representar datos relevantes. La regla es no más de 12 kpis o gráficos. No se recomiendan gráficos de torta, generalmente no se necesitan.

– Dimensiones y métricas personalizadas. Debes tener claro cuáles métricas representan mejor los datos del producto del cliente y que no están representados en las herramientas que normalmente se usan para medición. De esta forma la información podrá dar un contexto más exacto sobre lo que se está analizando, y así tomar mejores decisiones.

36. Resolver problemas y tomar decisiones.

Para gestionar un problema debes apuntar tu problema en el siguiente cuadro: 

¿Es importante? Genera impacto

¿Es urgente? Cuando se debe realizar.

Si es importante y urgente, actúa ahora.

Si es importante y no urgente, programa.

Si no es importante y es urgente, delega.

Si no es importante ni urgente, mira ventajas.

37. Calcular el siguiente paso con las actualizaciones

Una vez empiecen a trabajar debes saber que han hecho y que les queda por hacer. De esta manera debes pedir más tiempo, más presupuesto.

Las actualizaciones son el cimiento del siguiente paso en las administraciones de tu proyecto para evaluar cómo va y decidir si necesitas corregir la estrategia. 

Que tu equipo te mantenga informado acerca de, puedes tenerles un cuadro de excel donde se va anotando el progreso. 

• Cuánto progreso ha hecho sobre la actual, cuántas horas ha trabajado.
• Cuándo cree que terminará la tarea, cuántas horas cree que tardará en terminar.

Con esta información sabrás cuando va a empezar el siguiente paso y si hay un retraso que afecte otras tareas.

38. Evaluar el progreso 

Una vez recibes la actualización de tu equipo, puedes contrastar tu progreso contra lo programado. 

Tarea | inicio planeado | Finalización planeada

Tarea | Inicio real           | Finalización real

Aquí mirar qué acciones debes ejecutar para terminar a tiempo. Dependiendo de la respuesta y si ves que no vas a lograr terminar a tiempo, entonces define al frente de la tarea la solución.

• Asignar a alguien más, 
• El costo de esa acción en tiempo y dinero, 
• Si debes quitar el procesos
• Superponer una tarea para hacer antes que otra.
• Pagar tiempo extra, 
• Evaluar costos, como recortar los costos. 

Pregunta porque las tareas tardan más tiempo, y resuelve. 

39. Cambios en el proceso

Siempre suelen surgir y si son muchos entonces pueden hundir el proceso. Es por ello que debes evaluar solicitudes de cambio, compararlo con el plan original, y luego hacer una lista para tenerlo en cuenta en próximos proyectos.

Al momento de anotar los cambios, debes establecer

• ¿Ayuda a los objetivos? 
• ¿Qué hace? 
• ¿Cuáles son los resultados? 
• Cuanto tiempo se demora, 
• Quién lo hará, 
• Cuánto cuesta.
• ¿Debe desecharlo?

40. Apoyos al equipo de trabajo

Está claro que no hay avance sin un buen equipo de trabajo, y coordinar esfuerzos no es una labor sencilla. Es por ello que debes tener en cuenta las personas con que trabajas y saberlas alinear al proyecto. Todo empieza con establecer lo siguiente: 

– Habla de los objetivos de la empresa y como se puede alinear

– Define objetivos personales y de la labor, y consecuencias de no cumplirse.

– Retos personales medibles que le ayuden a mejorar, a asumir riesgos y a cumplir con objetivos ambiciosos.

– Elementos en los que debe saber frenar

– Puntos que necesitan apoyo y acompañamiento. 

– Los empleados de bajo rendimiento deben ser acompañados por empleados de alto rendimiento. 

Tipos de acompañamiento

Poco apoyo y poco desafío = Desinterés

Poco apoyo mucho desafío = Estrés (Evitar poner en vergüenza)

Mucho apoyo, poco desafío = Comodidad

Mucho apoyo y desafío = Suave impulso de rendimiento alto. (Muestras puntos a mejorar y ambos hacen propuestas)

Estilos de conflicto y formas de resolver

Compromiso = Yo gano y tu pierdes (Es cuando le echas la culpa al empleado)

Ahorro = Yo pierdo y tu pierdes (Es cuando ambos evitan el tema y la acción)

Acomodo = Yo pierdo y tu ganas (En el que le justificar su accionar)

Colaboración = Yo gano y tu ganas.

Cómo Evaluar

Observa la labor del empleado

Enumera los hechos (Datos descriptivos no acusaciones)

Describe las consecuencias 

Escucha su punto de vista (Para que ambos comprendan la perspectiva del otro, tal vez es falta de asesoría)

Pónganse de acuerdo en los pasos a seguir. (Hacer entender que sus actos afecta a todos y que esperas)

Rendición de cuentas

Establecer metas personales (Rendirse cuenta a sí mismo)

Establecer consecuencias para trabajan insuficientes (Rendir cuentas a asesor)

Cómo sus acciones ayudan al crecimiento de la empresa (Rendir cuentas a la organización)

Empleados que quieren hacer carrera

Objetivos a largo plazo

Que clase de destrezas quiere adquirir

Entender cómo se relacionan sus objetivos con el puesto nuevo. (Qué le preocupa)

Empleados de alto rendimiento

Confía en sí mismo

Es autónomo

No tolera el fracaso

Es percibido como arrogante, agresivo, egoísta

Aunque tengas un cargo muy alto, trátalo como un igual.

Preséntale metas específicas. 

Ayúdale a que asesore a otros empleados

Ofrécele desafío de forma regular, para superar sus límites. 

Elogialo, necesita que lo elogien. 

Ponte en su camino, pero no lo controles.

Parte II: EL NEGOCIO

1. Invertir en Negocios de mayor crecimiento son las Startups.

Los negocios de productos son demasiado difícil sacar adelante, son muchas cosas que debes tener en cuenta. Los negocios de servicios son más fáciles de manejar, pero el crecimiento puede ser poco, mientras que las Startups de tecnología y aplicaciones móviles. Aquellas que solucionen desde el móvil a nivel de inversión de tiempo y dinero muchos procesos del mundo real. Una línea de negocios complementaria son los eCommerce y los e-learning.

2. Crecer a lo bestia contratando o aliándose con especialistas.

Busca a alguien mejor que tu y que cualquiera en un tema que necesites y déjalo hacer lo suyo.

3. El futuro y el éxito de cualquier estudio, emprendimiento es la hyper-especialización.

El futuro no es para gente que sabe un poco de todo, sino para gente muy buena en cosas que se necesitan. Eso en cuanto a la mano de obra. Empresarios deben ser muy buenos en muchas cosas más que todo en el pensamiento estratégico.

4. Aprender a crear equipo de trabajo para ciertas áreas

– Necesariamente debes tener un equipo encargado de las finanzas: Su control, su medición, su crecimiento y búsqueda financiación y aumento. Que se encarguen de identificar procesos que ayuden a reducir costes en dinero.
– Equipo de investigación en ciencias del comportamiento: Antropólogos, psicólogos, especialista en datos,  semiótica, etología, sociólogos, neurociencia y publicidad.
– Equipo de marketing y publicidad digital: Trabajan con el equipo de ciencias del comportamiento para crear todo tipo de embudos según el proceso y crear copy e imágenes adecuadas.
– Equipo de mentores: Tener capacitaciones y un grupo de asesores que vayan llevando al siguiente nivel de aprendizaje a los colaboradores. No solo a nivel técnico sino a nivel emocional. Deben comunicarse con el equipo de investigación de ciencias del comportamiento.
– Equipo de búsqueda de talentos: Es un departamento dedicado a buscar personas realmente talentosas, también debe de hablar con departamento de ciencias del comportamiento para detectar a tiempo a improductivos, los orgullosos, devoradores de energía, de tiempo y de atención, gente que solo quiere absorber conocimiento o escampar.
– Departamento de productividad y calidad: Que se encargue del cumplimiento de metas y de que todo funcione de la mejor manera. También deben ser motivadores, que le impriman pasión a los colaboradores que logren una identidad con el grupo.

5. Establecer  mecanismos de productividad y calidad.

Aquí tener un gestor de proyectos, un gerente de productividad, un gerente de investigación de modelos de calidad.

– Establecer mecanismos en los que se identifica acciones que poco aportan a un proyecto, saber cancelar proyectos que no sirven.
– Crear checklist de tareas para ejecutar, identificar y poner tiempos realistas para hacer tareas.
– Tener unas plantillas que sea sino cambiar unas pocas cosas.
– Realizar springs, modelos de competitividad y recompensas.
– Identificar procesos repetitivos para luego automatizar.
– Establecer unas métricas de seguimiento para medir tiempos y así saber cuanto vale ese tiempo.
– Establecer estándares de calidad.
– Comunicarse con departamento de capacitación para así reforzar estos puntos de baja calidad.
– Comunicarse con ciencias del comportamiento para identificar mecanismos emocionales para desbloquear.
– Hacer un performance Review, rendimiento y feedback.
– Este departamento debe de estar investigando tendencias, procesos que funcionan en la competencia para así aprender a implementar, y evitar el hacer laboratorios o experimentos que suelen costar mucho.

6. Prestar especial atención en la publicidad a los embudos, a los anuncios y a los avatares.

La publicidad digital, junto con el seo y  YouTube, es el medio más preciso e inmediato para la consecución de clientes. Y el secreto de este esta en:

– Los embudos, en cómo se entienden los procesos del consumidor, los pasos que deben de dar para tomar consciencia.
– El copy, las imágenes y los anuncios con los que va a entrar en contacto el público que representan lo que buscan y necesitan. En saber explicar lo difícil de una manera fácil.
– Los avatares psicológicos: Saber identificar en tu público objetivo que preocupaciones tienen, que quieren, cómo se sienten y entender sus creencias.
– La medición y la conversión: Medir cada acción y como esta genera un retorno de inversión.
– La oferta y el cobro: Debes de pensar en el cobro al cliente es la clave para que te paguen y para ello debes saber crear ofertas en cada paso, saber aumentar los precios por mejora de calidad, por aumento de inflación. Crear productos mínimos viables con buenos precios. Otro paquete en el que el cliente pague poco, pero debe poner mucho tiempo.

7. Inversiones

Una manera de asegurar que tu negocio pueda conservarse estable, y este preparado ante diferentes crisis, es diversificar y así no depender de una sola línea de negocio. Cosas como lo inmuebles, el oro, siempre son rentables. Eso unido a lo que en la actualidad es tendencia que son los E-Learning. Debes de buscar inversionistas para hacer crecer el negocio, dejar todo muy claro por escrito sobre los roles y que se puede esperar.

La clave esta en crear dentro de la propia empresa negocios transversales complementarios a los procesos bases, de tal manera que todos trabajen para todos, pero que cada uno sea una fuerza autosostenible, que pueda brindar servicios adicionales.